Wie Sie Zeit gewinnen für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Leben

Schritt 1: Ausgangspunkt ist immer eine "To Do Liste".

In diese tragen Sie im Laufe des Tages wichtige Dinge ein, die zu erledigen sind. Es ist eine unsortierte Sammlung, damit nichts vergessen wird und Aufgaben von Bedeutung nicht im Rauschen des Alltags untergehen.

Schritt 2: Planen Sie Ihre Aufgaben für einen Tag grundsätzlich und ohne Ausnahme am Abend vorher.

Sobald Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages entscheiden: Jetzt werde ich nicht länger arbeiten, jetzt ist Freizeit, nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit und schreiben Sie auf einem leeren Blatt (oder vielleicht in Ihrem Zeitplanungs-Kalender) alles auf, was Sie eigentlich noch tun müssten oder was sie am nächsten Tag tun wollen. Sie machen sich also eine Liste der unerledigten Dinge, die Ihnen wichtig sind.

Wenden Sie hierbei das Melonen-Prinzip an: Zerteilen Sie die einzelnen Vorhaben und Projekte in kleine Schritte und nehmen Sie sich für jeden Tag eine wohl definierte Einheit vor. Niemand käme auf die Idee, in eine unzerteilte große Wassermelone einfach hineinzubeißen.

Schritt 3: Legen Sie die Reihenfolge fest

Dann überlegen Sie sich, in welcher Reihenfolge Sie diese sechs Punkte erledigen wollen oder müssen. Das ist genau der Schritt, den die meisten unterlassen. Sie schreiben einfach wahllos alles untereinander, so, wie es ihnen in den Sinn kommt. Die Festlegung der Prioritäten am Vorabend macht den entscheidenden Unterschied aus. Sie fragen sich also: Was ist das Allerwichtigste, was ist das Zweitwichtigste usw.? Die gefundene Reihenfolge markieren Sie auf dem Notizzettel

Schritt 4: übertragen Sie die festgelegte Reihenfolge der Aufgaben nun in die 6-Punkte-Liste.

Schritt 5: Konzentration immer nur auf eine Aktivität

Sobald Sie dann am nächsten Tag neben Ihrem Pflichtprogramm über etwas Zeit verfügen, gehen Sie an die erste Aufgabe heran, die ganz oben auf Ihrer 6-Punkte-Liste steht. Kümmern Sie sich zunächst überhaupt nicht um die Punkte zwei bis sechs, sondern konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Erledigung Ihrer ersten Aufgabe! Bearbeiten Sie diese so lange, bis sie erledigt ist oder die nächste Unterbrechung kommt, z. B. durch einen festen Besprechungstermin, den Sie wahrnehmen müssen.

Der einzige weitere Grund, die Arbeit zu unterbrechen, ist, wenn Ihnen faktisch etwas fehlt, um Ihre Arbeit beenden zu können. (Wenn Sie z. B. eine Information benötigen, die Sie im Moment nicht erlangen können, oder auf die Fertigstellung eines bestimmten Teilaspektes durch andere warten müssen.) Ansonsten gilt der wichtige Grundsatz: Sie bleiben bei der Erledigung der ersten Aufgabe - so lange, bis Sie fertig ist! Lassen Sie sich nicht von Befürchtungen irritieren, dass Sie die zweite, dritte oder vierte Aufgabe möglicherweise nicht erledigen. Das kann passieren, aber mit dieser Methode können Sie sicher sein, dass Sie zumindest immer das Allerwichtigste in den Griff bekommen. Und es gibt keine wirkliche Alternative zur Optimierung Ihrer Effektivität. Nach dem Pareto-Prinzip schaffen wir ohnehin in 20 % der Zeit 80% unserer Ergebnisse. Es wäre kein realisierbarer Anspruch, jeden Tag sämtliche 6 Punkte zu 100% zu erledigen. Aber es ist machbar, jeden Tag das Wichtigste zu erledigen. Das ist herausfordernd genug. Und hilfreich ist Klarheit darüber, was wichtig ist.

Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige verhindert eine unbewusste Entscheidung fr das Unwichtige Stephen R. Covey Es benötigt eine gewisse Erfahrung - rechnen Sie mit drei bis sechs Wochen - bis man in der Lage ist, abends bei der Auswahl und Bestimmung der sechs Punkte etwa bei einem größeren Vorhaben genau die Teilaufgabe zu definieren, die man am nächsten Tag erledigen kann, ohne andere wichtige Dinge liegen lassen zu müssen. Nicht alles auf einmal machen wollen. Das geschickte Zerlegen in Teilaufgaben kurz vor Feierabend ist die eigentliche Kunst.

Schritt 6: Schritt für Schritt weitergehen

Wenn Sie die erste Aufgabe erledigt haben, streichen Sie diese Aufgabe auf beiden Listen durch. Das ist ein schöner Moment, manchmal sogar ein richtiges Flow-Erlebnis.

überprüfen Sie nun Ihre Prioritäten noch einmal und fangen mit der Nummer zwei auf Ihrer Liste an. Meistens schafft man, gerade am Anfang, wenn man mit dieser Methode beginnt, nur zwei vielleicht drei Sachen von der Liste, die anderen Dinge bleiben unerledigt. Abends setzt man sich dann wieder hin und schaut sich die generelle Liste an, es sind Punkte hinzugekommen, andere sind weggefallen.

Weiter wieder mit Schritt 1:

Am Schluss des Arbeitstages fertigen Sie dann wieder eine neue 6-Punkte-Liste für den nächsten Tag an. Und so geht das täglich weiter. Dabei merkt man dann, dass ein paar Dinge, die zunächst an fünfter oder sechster Stelle sind, nach ein paar Tagen auf die erste oder zweite Stelle hoch wandern und so schließlich auch erledigt werden. Aber Sie werden auch etwas ganz Erstaunliches feststellen: Es gibt Punkte, die sind fünf, sechs Tage lang an vierter oder fünfter Stelle und dann streichen Sie sie aus Ihrer Liste, ohne dass Sie sie bearbeitet haben, weil Sie inzwischen gemerkt haben, dass sie gar nicht so wichtig sind. Oder sie haben sich durch irgendwelche Umstände erledigt. Und es wäre schade gewesen, wenn Sie in diese Themen auch nur fünf Minuten Ihrer Energie hineingesteckt hätten.

Flow - statt Stress oder Langeweile

Diese Methode hat sich seit Jahrzehnten bewährt und sie hat neben der enormen Steigerung Ihrer Effektivität einen großartigen Zusatzeffekt: Durch die Fokussierung Ihrer Aufmerksamkeit auf die Erledigung jeweils einer Aufgabe schaffen Sie die besten Möglichkeiten für das Erleben einer Flow-Erfahrung.

Und Sie werden nach einer gewissen Zeit etwas sehr Erfreuliches feststellen. Da immer das, was Sie gerade tun, etwas besonders Wichtiges ist, werden Sie weniger von anderen mit Banalitäten belästigt. Offenbar sind Menschen dann doch zu einer Feinwahrnehmung imstande und aufgrund Ihrer nonverbalen Ausstrahlung oder der Art und Weise Ihrer Kommunikation merken andere, dass es unangebracht wäre, Ihnen momentan mit etwas zu kommen, das nicht wirklich wichtig ist.

Sie bauen Stress ab, da Sie keinen unüberschaubaren Berg von unerledigten Dingen vor sich herschieben. Alles kann man ohnehin nicht schaffen, die Ressource Zeit begrenzt unsere Möglichkeiten. Aber wenn Sie alles, was wichtig ist, vollführen, Ihren Zielen Schritt für Schritt näher kommen und Punkt für Punkt erleben, dass Sie etwas erreicht, etwas geschafft haben, wird Sie ein tiefes Gefühl von Zufriedenheit erfüllen. Denn eins ist sicher, das wusste schon Katharina von Siena (1347 - 1380):

"Nicht das Beginnen wird belohnt, sondern einzig und allein das Durchhalten."

Den Tag meistern Mit dem einfachsten System der Welt: Der 6-Punkteliste
Seltmann & Söhne